Seorang pemilik bisnis yang terus berkembang, pasti butuh alat untuk mengelola keuangan, stok, tagihan atau invoice, sampai berbagai laporan yang terus bertambah. Semuanya demi bisnis yang lebih efisien, lewat proses produksi, distribusi, dan manajemen keuangan yang lebih baik. Biasanya, bisnis kecil dan menengah akan memulai dengan software akuntansi. Alasannya, karena sekarang ini cukup banyak yang menawarkan harga miring, bahkan gratis untuk promosi awal. Pertanyaannya, apakah software akuntansi sudah tepat untuk memperbaiki tata kelola bisnis kita?
Apakah Software Akuntansi Sudah Tepat?
Di balik harga dan branding yang bervariasi, ada beberapa kekurangan dari software akuntansi yang mungkin dialami dalam penggunaan software akuntansi sebagai sistem untuk bisnis menengah hingga besar, terutama di Indonesia. Beberapa kekurangan tersebut adalah sebagai berikut.
Biaya Membeli Berbagai Software Terpisah dan Implementasinya
Meskipun software akuntansi dapat mengelola kebutuhan pencatatan dan pelaporan keuangan, perusahaan yang sedang berkembang pesat akan menemui kekurangan software akuntansi dengan cepat. Biasanya, korporasi maupun start-up yang juga memerlukan fungsi seperti manajemen gudang maupun absensi pegawai harus mengeluarkan biaya lebih besar untuk implementasi dan pemeliharaan, khususnya karena terpaksa menggunakan beberapa software selain software akuntansi. Ini bisa menjadi beban yang signifikan bagi bisnis yang sedang tumbuh. Biaya-biaya ini termasuk biaya lisensi, konsultasi, dukungan teknis, dan upgrade perangkat lunak secara berkala yang tidak termasuk software akuntansi.
Tidak Fleksibel
Software akuntansi umumnya memiliki fitur bawaan yang terbatas, dan kadang-kadang sulit untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang unik. Bisnis yang berkembang pesat mungkin memerlukan solusi yang lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan kebutuhan mereka.
Kesulitan Integrasi dengan Sistem Lain
Terkadang, software akuntansi sulit diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan dalam operasional bisnis, seperti sistem manajemen rantai pasokan (SCM), sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), atau sistem e-commerce. Ini dapat menghambat visibilitas dan koordinasi lintas departemen.
Keterbatasan Analisis dan Pelaporan
Meskipun software akuntansi dapat menghasilkan laporan keuangan standar, seringkali mereka memiliki keterbatasan dalam analisis data yang mendalam atau pembuatan laporan kustom yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis. Ini dapat menyulitkan pemilik bisnis dalam pengambilan keputusan strategis.
Ketidakmampuan Menangani Skala dan Kompleksitas yang Tinggi
Bisnis yang berkembang pesat mungkin menghadapi tantangan dalam menangani skala dan kompleksitas yang meningkat dari operasi mereka. Software akuntansi yang tidak dapat mengakomodasi pertumbuhan ini dapat menjadi hambatan dalam mencapai potensi penuh bisnis.
Keterbatasan Dukungan dan Layanan Pelanggan
Terkadang, perusahaan pengembang software akuntansi tidak dapat menyediakan dukungan atau layanan pelanggan yang memadai, terutama dalam situasi darurat atau ketika membutuhkan bantuan teknis yang mendesak.
Kompleksitas Implementasi
Proses implementasi software akuntansi seringkali memerlukan waktu dan sumber daya yang signifikan. Mulai dari migrasi data hingga pelatihan karyawan, kompleksitas implementasi dapat mengganggu operasional bisnis yang sedang berkembang pesat.
Tanda-tanda Software Akuntansi Tidak Cukup Untuk Bisnis
Ada beberapa “tanda bahaya” yang bisa menunjukkan kalau implementasi software akuntansi di perusahaan kamu berpotensi merugikan bisnis. Diantaranya:
Implementasi terus mundur dari jadwal yang ditentukan
Tim kamu kesulitan mengoperasikan software tersebut
Data dan laporan yang dihasilkan software punya banyak kesalahan
Sistem sering mengalami crash atau hang
Banyak kebutuhan yang tidak bisa diselesaikan oleh fitur software tersebut
Kamu harus terus menerus bertanya kepada tim support
Tim kamu menghabiskan lebih banyak waktu daripada sebelumnya
Software kamu tidak bisa dihubungkan dengan software lainnya yang kamu gunakan
Tidak ada pelatihan untuk user
Biaya implementasi melebihi budget
Penyedia software tidak berkomunikasi dengan baik
Kenapa Software ERP lebih cocok untuk bisnis?
Dengan memahami kekurangan-kekurangan ini, pemilik bisnis kecil, menengah hingga besar dapat mengambil langkah-langkah untuk mengatasi atau meminimalkan dampak negatifnya, seperti melalui pemilihan software yang tepat, investasi dalam pelatihan karyawan, atau eksplorasi solusi alternatif yang lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka, salah satunya adalah software enterprise resource planning (ERP). Apa saja perbedaan software akuntansi dengan software ERP?
Kalau kamu mau tahu lebih banyak tentang ERP, atau ingin bisa menjalankan pencatatan dan analisis akuntansi secara serba otomatis, pelajari fitur dari Ukirama di sini.
