Hampir semua perusahaan, kecuali dropshipper, memiliki stok barang dan harus mengelolanya. Di tahun 2024 ini, bisnis dari skala kecil dan menengah pun semakin memanfaatkan software untuk mengelola stok. Bisnis di era online ini dituntut supaya cepat, efisien dan akurat, termasuk soal pembukuan. Bagaimana cara kerja aplikasi gudang dalam mengelola stok dengan akurat?

Fitur-fitur Aplikasi Gudang

Aplikasi gudang bekerja lewat fitur-fitur yang memudahkan pencatatan keluar-masuk barang, dan memastikan laporan stok selalu bisa diakses kapan saja, di mana saja. Untuk contoh, kita akan lihat beberapa fitur dari modul inventory/gudang milik aplikasi Ukirama.

1. Laporan Stok

Sesuai namanya, laporan stok adalah fungsi dasar aplikasi gudang. Bagaimana cara kerjanya?

a. User yang mau mengambil barang dari gudang akan menginput permintaan

User yang bertanggung jawab di gudang akan menginput pengiriman barang di aplikasi

User yang membutuhkan laporan bisa melihat perubahan dan pengiriman stok secara real time

Laporan stok ini adalah fitur yang di-digitalisasi dari kartu stok tradisional. Kalau mau tahu fungsi dan melihat contoh-contoh kartu stok lainnya, bisa pelajari lebih lanjut di sini.

2. Klasifikasi Barang

Fitur standar lainnya adalah klasifikasi barang dalam inventory. Setiap aplikasi bisa memiliki fitur tambahan yang berguna untuk bisnis tertentu. Untuk modul aplikasi gudang di software ERP (enterprise resource planning) Ukirama, misalnya, ada fitur Alternative Unit, yang memungkinkan user untuk melakukan konversi unit barang dari centimeter ke meter, gram ke kilogram, liter ke mililiter, dan sebagainya.

3. Penyesuaian Stok

Fitur ini berguna untuk menyesuaikan jumlah stok saat terjadi hal-hal seperti kerusakan barang, salah kirim, dan sebagainya.

4. Barcoding

Untuk aplikasi gudang yang sudah mendukung penggunaan barcode, karyawan bisa memakai barcode untuk langsung menghitung atau mengurangi stok dan tercatat di laporan secara otomatis.

5. Stock Opname / Stocktake

Fitur ini berguna untuk membuat dokumentasi stock opname, dan menyesuaikan jumlah stok di laporan dengan kenyataan di gudang.

6. Transfer Stok / Pelacakan Stok Multi Gudang

Fitur ini dipakai untuk perusahaan yang memiliki lebih dari satu gudang, dan perlu memindahkan stok dari satu tempat ke tempat lainnya agar bisa diakses oleh karyawan di cabang/outlet/pabrik tertentu. Penting juga bagi aplikasi gudang untuk punya fitur pelacakan, sehingga stok yang masih dalam perjalanan bisa terlihat dalam aplikasi, lengkap dengan dokumentasi surat jalannya.

7. Buffer / Peringatan

Fitur ini biasanya dimiliki oleh ERP, salah satunya Ukirama. Dengan fitur ini, user yang berkepentingan bisa menerima peringatan bila terjadi kekurangan atau kelebihan stok di gudang, baik bahan baku maupun produk jadi. Dengan demikian, perusahaan jadi lebih efisien dan bisa mengantisipasi kekurangan stok.

Metode Pengelolaan Stok dalam Aplikasi Gudang

Perusahaan berbeda akan mengelola stok dengan cara berbeda, sesuai kebutuhannya. Kamu sebaiknya memilih aplikasi gudang yang bisa fleksibel dengan berbagai metode. Apa saja jenisnya?

1. Metode FIFO

FIFO adalah singkatan dari first in first out. Metode ini berprinsip untuk mengeluarkan barang lama yang duluan masuk gudang. Dengan itu, dalam laporan stok barang, jumlah stok akan sama dengan barang yang ada dalam gudang.

Usaha yang biasa menerapkan metode FIFO adalah usaha kue dan makanan, minimarket, dan sebagainya. Karena produk yang disimpan adalah produk yang masa kedaluwarsanya sangat pendek. Kalau kamu mau tahu lebih banyak soal metode-metode ini, bisa pelajari di sini.

2. Metode LIFO

LIFO merupakan singkatan dari last in first out. Metode LIFO memiliki prinsip yang berkebalikan dengan metode FIFO, yakni mengeluarkan barang yang baru masuk gudang terlebih dahulu. Barang yang lama dijual belakangan.

Usaha yang biasa memakai metode LIFO adalah penjual baju, karena seringkali kita menjual baju yang sedang tren, saat minat pasar sedang tinggi. Cara ini bertujuan mendapatkan laba yang lebih besar di kala tren.

3. Metode FEFO

FEFO merupakan singkatan dari first expired first out. Metode FEFO berprinsip untuk menjual produk dengan jangka waktu kedaluwarsa pendek terlebih dahulu kepada pelanggan.

Jadi, pelaku usaha berpatokan pada tanggal kedaluwarsa barang, bukan tanggal masuk gudang. Usaha yang biasa menerapkan metode FEFO adalah apotek.

Aplikasi gudang yang baik bisa memenuhi kebutuhan manajemen stok dan inventory perusahaan kamu, apapun industrinya. Pelajari lebih dalam tentang inventory management, ERP, dan Ukirama, di sini.