Cara Kerja Aplikasi Akuntansi

Melakukan pembukuan memakai aplikasi akuntansi sangat berbeda dengan proses pembukuan manual. Dalam aplikasi akuntansi, kita tidak mencatat jurnal secara manual. Tapi, kita sebagai pengguna akan melakukan pencatatan keuangan lewat tiga fitur utama. Umumnya, tiga fitur ini adalah:

• Pembelian / purchase
• Penjualan / sales
• Finance / keuangan

Setiap kali kita melakukan pembelian atau penjualan, software akan membuatkan dokumen permintaan (requisition), tagihan (invoice), sampai surat jalan dan shipping. Setiap transaksi yang selesai akan otomatis tercatat dalam laporan keuangan, baik sebagai debit atau kredit.

Secara umum, ada beberapa tahap yang dilalui untuk bisa memakai aplikasi akuntansi:

1. Instalasi

Kalau kamu memilih aplikasi yang membutuhkan instalasi ke unit komputer atau server di perusahaan, maka tahap ini perlu diperhatikan. Beberapa penyedia aplikasi akan mengenakan biaya tambahan untuk implementasi, instalasi, bahkan pelatihan bagi user.

Zaman sekarang ini, sudah ada penyedia layanan aplikasi bisnis yang berbasis cloud, sehingga kamu tidak perlu memikirkan biaya maintenance untuk server. Salah satunya adalah Ukirama. Pelajari lebih jauh di sini.

2. Mengisi Database

Di tahap ini, kamu memasukkan data-data yang diperlukan oleh aplikasi akuntansi supaya bisa berjalan. Beberapa data yang biasanya dibutuhkan, misalnya:

• Data customer/buyer
• Data supplier/vendor
• Data cabang/outlet perusahaan
• Data berbagai gudang perusahaan
• Data karyawan untuk pencatatan penjualan, budget approval, dan sebagainya

3. Operasional

Di tahap ini, kamu akan memasukkan transaksi pembelian, penjualan, dan perpindahan barang serta uang ke menu-menu di dalam aplikasi akuntansi. Pembukuan ke dalam jurnal akuntansi akan dilakukan otomatis oleh software. Ada 3 laporan keuangan yang umum dibuat dengan aplikasi akuntansi, yaitu laporan laba rugi, neraca, dan arus kas.

1. Laporan Laba Rugi

Laporan laba rugi atau income statement bisa jadi adalah laporan keuangan yang paling sering diminta. Laporan ini memuat beberapa informasi, yaitu:

• Pendapatan yang telah diperoleh dalam satu waktu atau periode tertentu
• Informasi jumlah seluruh pendapatan yang didapatkan
• Jumlah seluruh biaya yang telah dikeluarkan perusahaan
• Jumlah uang yang diperoleh dari tiap jenis pendapatan
• Jumlah uang yang dihabiskan untuk masing-masing biaya ataupun beban
• Berbagai jenis biaya atau beban dalam suatu kurun atau periode tertentu

Tiga hal yang jadi fokus dalam laporan ini adalah biaya, pendapatan, dan keuntungan. Biaya yang dimaksud disini adalah biaya operasional yang sudah dihabiskan dalam periode tertentu misalnya untuk gaji, utilitas, anggaran pelatihan serta pajak.

Sedangkan pendapatan mengacu pada keuntungan dari penjualan barang serta jasa dalam waktu tertentu. Sementara itu untung-rugi mengacu pada laba bersih perusahaan sesudah dikurangi dengan biaya dari pendapatan. Makin tinggi pendapatan dibanding biaya operasional maka keuntungan yang didapatkan pun makin tinggi.

2. Laporan Neraca

Apa itu laporan keuangan jenis neraca? Laporan neraca dikenal juga sebagai laporan posisi keuangan. Beberapa informasi yang harus ada di dalamnya adalah seperti informasi tentang modal (ekuitas), aset atau harta (aktiva), serta hutang atau kewajiban.

Sesuai dengan namanya, maka jumlah debit dan kredit yang ada di dalam laporan ini harus seimbang. Informasi yang disampaikan juga terperinci hingga jumlahnya.

Beberapa contoh informasi yang harus disajikan dalam jurnal laporan keuangan ini adalah diantaranya:

• Semua jenis aset atau aktiva yang dimiliki
• Jumlah uang atau rupiah tiap jenis aset (aktiva)
• Bermacam-macam modal (ekuitas) perusahaan
• Jumlah uang atau rupiah tiap jenis modal
• Berbagai jenis kewajiban perusahaan
• Jumlah uang atau rupiah tiap jenis kewajiban

Sementara itu, untuk perhitungan aset-nya sendiri, laporan keuangan perusahaan jenis neraca ini menggunakan rumus yang sederhana, yaitu:

Aset (Aktiva) = Modal + Kewajiban

Laporan keuangan neraca ini wajib dibuat karena berfungsi untuk menunjukkan kondisi dan informasi sebenarnya mengenai keuangan perusahaan.

3. Laporan Arus Kas

Jenis laporan keuangan yang satu ini adalah laporan yang berfungsi untuk menunjukkan arus atau aliran kas yang masuk atau pendapatan dan arus kas yang keluar atau biaya-biaya atau bisa juga disebut sebagai pengeluaran.

Dari pengertiannya saja bisa diketahui bahwa fungsi laporan keuangan arus kas ini adalah untuk membantu memahami semua putaran arus atau aliran kas perusahaan yang masuk dan juga keluar. Selain itu, laporan ini juga berfungsi sebagai suatu indikator penting yang bisa memprediksi aliran kas pada periode waktu yang akan datang.

Lalu, bagaimana cara mengetahui apakah aliran kas tersebut yang masuk atau keluar?

Sebagai informasi, aliran uang atau kas yang masuk bisa dilihat dari hasil aktivitas operasional serta kas pendanaan ataupun pinjaman. Sementara itu, arus kas yang keluar dapat dilihat dari seberapa banyak jumlah investasi dan biaya operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Melihat beberapa penjelasan di atas, bisa disimpulkan bahwa aplikasi laporan keuangan arus kas ini sama pentingnya dengan laporan neraca dan laba rugi ketika menganalisis aliran kas. Tanpa contoh laporan keuangan sederhana ini, akan sangat sulit mendeteksi kinerja suatu perusahaan, apakah baik atau buruk.

Ingin tahu lebih jauh tentang aplikasi akuntansi, dan perbedaannya dengan aplikasi ERP? Pelajari lebih dalam tentang akuntansi, ERP, dan Ukirama, di sini.