Perusahaan barang atau utamanya perusahaan manufaktur tentunya membutuhkan operasional pergudangan yang efektif dan efisien. Oleh sebab itulah, stock take atau yang lebih dikenal dengan stock opname ini harus dilakukan dengan secara berskala. Lantas apa itu stock take dan stock opname ini?

Apa itu Stock Take dan Stock Opname?

Pada dasarnya istilah kata stock take ini sama dengan stock opname. Dua istilah sama (stock take atau stock opname) ini pasti sudah tidak asing lagi di dalam bisnis manufaktur.Stock take didefinisikan sebagai tindakan pengendalian inventory atau stok fisik barang persediaan perusahaan untuk dijual. Stock take merupakan istilah yang merujuk pada kegiatan perhitungan jumlah stok persediaan barang dagang yang dilakukan secara fisik. Kegiatan ini tidak hanya dilakukan pada perhitungan jumlah persediaan barang saja tetapi juga barang-barang yang berkaitan dengan operasional perusahaan.Hasil perhitungan ini kemudian akan dicek untuk disesuaikan dengan catatan pembukuan apakah sesuai atau tidak dengan catatan pembukuan atau catatan elektronik.Jika ditemukan adanya perbedaan antara jumlah stok gudang dengan catatan, Anda bisa segera mengidentifikasi berbagai macam masalah untuk mendapatkan solusi penyelesaiannya. Dengan demikian Anda dapat meningkatkan kontrol dan manajemen stok yang lebih baik dari sebelumnya.Setiap perusahaan memiliki tingkat aktivitas Stock take yang bervariasi. Frekuensi pelaksanaan kegiatan Stock take sendiri bersifat fleksibel sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan itu sendiri.Sejumlah perusahaan ada yang aktif melakukan Stock take dengan jangka triwulan bahkan per bulan, sebagian perusahaan lain Stock take jarang dilakukan, hanya melakukannya satu atau dua kali dalam setiap tahunnya. Tentu saja pelaksanaan Stock take ini dilakukan demi kebaikan operasional perusahaan itu sendiri.

Tips Melaksanakan Stock Take

Pada dasarnya pelaksanaan stock take dapat dilakukan dengan membuat jadwal terlebih dahulu, pemetaan produk, membuat denah gudang penyimpanan, memisahkan stock baru dan lama, melakukan Cycle Counting, Double Check, melakukan stock opname dengan rutin dan dengan memanfaatkan teknologi pendukung.Lebih jelasnya agar pelaksanaan stock take dilakukan dengan efektif dan efisien, ada beberapa tips yang dapat Anda lakukan, diantaranya sebagai berikut ini:

Pastikan Bisnis Anda Mencapai Target

Bisnis yang tidak sesuai dengan rencana awal akan menimbulkan sejumlah perbedaan yang signifikan dalam laporan stock take. Maka dari itu, Anda harus mengidentifikasinya secara lebih cepat dibandingkan mengulang prediksi penjualan bisnis.

Memahami Produk dengan Cermat

Selanjutnya tips yang harus Anda lakukan adalah dengan memahami produk bisnis perusahaan tersebut. Di mana stock take dapat membantu Anda untuk memperhatikan mana yang sering dibeli dan tidak dibeli. Jika Anda menemukan produk yang masih banyak di dalam ruang penyimpanan hingga berbulan-bulan, maka bisa dikatakan produk tersebut bermasalah, kurang diminati. Dengan demikian Anda harus mengurangi jumlah pemesanan barang tersebut dan atau menjualnya dengan harga miring atau diberi diskon.

Memilih Waktu dan Tanggal yang Tepat

Untuk meminimalisir dampak dari kegiatan stock opname, Anda harus bisa memilih waktu dan tanggal yang memiliki tingkat gangguan rendah. Jangan sampai salah jadwal pelaksanaannya.Biasanya sejumlah perusahaan melaksanakan stock opname di luar jam kerja ataupun di saat siklus penjualan sedang mengalami perlambatan. Dengan demikian operasional bisnis dapat berjalan normal dan tidak menghambat potensi laba penjualan yang berlangsung.

Memastikan Ketersediaan Alat Pendukung

Bagian dari prosedur perencanaan kegiatan stock take lainnya, Anda harus memastikan kepada setiap Anggota Tim untuk memiliki alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.Alat-alat pendukung yang dimaksud ialah catatan yang rinci mengenai stok, mengetahui deskripsi item serta nomor seri, unit penyimpanan stok atau SKU, serta berbagai dokumen lainnya.Selain dari itu sediakan alat bantu kegiatan stock take semisal pulpen, papan klip, kalkulator, perangkat seluler, timbangan, pemindai genggam, dan lainnya.Nah setidaknya itulah alat yang harus disediakan dalam melakukan stock take yang sukses.

Gunakan Metode Perhitungan yang Jelas

Penting sekali untuk menggunakan metode yang jelas dalam melakukan perhitungan stock. Sebab, seperti yang diketahui gudang besar ini dipenuhi dengan ragam stock barang. Oleh karena itulah, penting untuk memilih dan menggunakan metode perhitungan stock barang yang jelas.Anda bisa mencirikan stock yang telah dihitung dengan spidol sebagai petunjuk visualnya. Dengan begitu, Anda akan terbantu dalam melaksanakan stock take yang tepat.

Melakukan Update Stock secara Cermat

Jika Anda selesai melakukan perhitungan secara keseluruhan dengan tepat, selanjutnya Anda bisa melakukan pembaruan level stok pada seluruh catatan atau istilahnya disebut dengan database.Hal ini akan menjadi dasar baru untuk dipertimbangkan dalam membantu Anda mengambil keputusan terbaik berdasarkan pada apa yang telah tersedia di dalam gudang perusahaan.

Manfaat Pelaksanaan Stock Take

Stake take atau stock opname dapat memberikan berbagai manfaat untuk pihak perusahaan. Lalu, apa itu manfaat stock take/ stock opname? Berikut daftar manfaatnya yang perlu Anda ketahui:

Mengidentifikasi Stock yang Bergerak Lambat

Manfaat pertama dari pelaksanaan Stock Take adalah mengidentifikasi adanya persediaan barang yang bergerak lambat. Hal ini dapat membantu Anda dalam memutuskan keputusan yang tepat pada barang tersebut.Semisalnya jika Anda menemukan barang di dalam gudang yang masih banyak dan tidak terjual sesuai dengan targetnya, maka Anda bisa menjualnya dengan harga diskon sehingga arus kas bisnis Anda tetap berjalan dengan lancar.Cara lainnya dengan mengurangi tingkat produksi barang tersebut maupun melakukan peningkatan pembelian barang yang gerakannya lambat agar dapat meminimalisir kelebihan stok barang yang tidak laku.

Mengidentifikasi Barang yang Dicuri

Pelaksanaan Stock Take dapat memberikan manfaat dalam mengenali barang yang dicuri. Di mana saat Anda menemukan perhitungan yang tidak sesuai (berbeda) dengan catatan pembukuan maka sudah pasti ada permasalahan yang harus Anda perhatikan.Biasanya salah satu penyebab adanya perbedaan stok barang dengan catatan pembukuan ialah barang yang hilang sebab adanya pencurian oleh pihak atau oknum yang tidak bertanggung jawab.Dengan begitu Anda bisa segera mencari sumber masalah dari perbedaan perhitungan tersebut untuk bisa langsung menemukan solusi atau mengambil langkah yang lebih strategis agar dapat meminimalisir terulangnya kejadian tersebut.Seperti melakukan peningkatan keamanan dan melakukan evaluasi terhadap karyawan yang bermasalah. Hal inilah yang menjadi alasan Stock Take harus dilakukan.

Memastikan Profitabilitas Bisnis Perusahaan

Manfaat lainnya ialah sebagai upaya untuk memastikan profitabilitas bisnis perusahaan. Dengan adanya perhitungan stock yang akurat, Anda dapat mengambil keputusan yang cerdas demi keuntungan bisnis itu sendiri.Dimana Anda bisa merampingkan prosedur di gudang, mengurangi pemborosan, serta memaksimalkan inventaris yang sudah Ada.

Mengenali Margin Laba dengan Akurat

Pelaksanaan stock take yang dilakukan secara berkala dapat membantu Anda untuk mengetahui jumlah persediaan barang dengan akurat. Data ini pun bisa Anda gunakan dalam mengontrol margin keuntungan bisnis dengan lebih akurat dari setiap produk yang dimiliki oleh perusahaan.Dengan poin-poin di atas dapat disimpulkan bahwasannya stock take bertujuan untuk mencegah adanya kerugian perusahaan atas kelalaian perhitungan, mengenali jumlah stock yang sebenarnya, mengatur mutasi barang dari dan keluar perusahaan serta melakukan pengendalian internal.Oleh sebab itulah perusahaan penting untuk melakukan stock take dengan secara rutin. Demikianlah artikel kali ini mengenai apa itu stock take dan stock opname, semoga bermanfaat.