Apa Itu Surat Penawaran?
Surat penawaran harga adalah dokumen yang berisi semua harga barang yang dijual atau layanan yang ditawarkan dalam suatu bisnis. Dalam surat penawaran harga, pemasok harus mencantumkan rincian harga, waktu implementasi, dan diskon.
Dengan adanya surat penawaran harga, pemasok dapat membuat hubungan bisnis yang baik dengan pelanggan melalui penulisan surat penawaran harga.
Hal ini juga dapat mengurangi waktu dan tenaga pembeli dalam menanyakan harga bahan. Surat penawaran harga juga membantu melacak semua transaksi mengenai layanan atau barang yang diminta antara kedua belah pihak.
Dalam membuat surat penawaran harga, kamu perlu membuat celah keuntungan yang cukup. Hal ini diperlukan karena saat menerima surat penawaran pihak penerima bisa saja meminta penurunan harga. Agar hal itu tidak terjadi, kamu juga perlu menyertakan informasi bahwa harga yang tertera dalam surat tersebut merupakan harga tetap.
Untuk menarik penerima surat agar bersedia membeli atau memesan produk yang ditawarkan, kamu bisa memberikan promo, diskon, dan berbagai keunggulan produk yang kamu tawarkan.
Surat penawaran harga adalah dokumen penting yang wajib disiapkan dalam bisnis. Karena itu, perlu teknik khusus dalam membuatnya. Ada banyak hal yang perlu kamu perhatikan dalam membuat surat penawaran harga agar bisa digunakan kembali dalam bisnis.
Dalam pembuatan surat penawaran harga, kamu juga perlu mempertimbangkan berbagai jenis bisnis: apa produk yang dijual atau ditawarkan? Surat penawaran harga juga harus memiliki bentuk yang terstruktur dan mudah diedit.
Sebagai salah satu bentuk surat resmi dalam bisnis, pembuatan surat penawaran harga memerlukan komponen khusus yang harus disertakan dalam setiap pembuatan surat.
Adanya komponen tersebut juga memudahkan kamu dalam membuat surat, sekaligus membantu penerima surat agar memahami dengan baik informasi apa saja yang ingin kamu sampaikan dalam surat tersebut.
Jenis-Jenis Surat Penawaran
Surat penawaran harga memiliki berbagai jenis. Setiap jenisnya memiliki fungsi tersendiri. Berikut jenis-jenis surat penawaran harga:
1. Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga adalah dokumen yang berisi perhitungan harga barang atau biaya yang dibutuhkan dalam suatu proyek. Jenis surat ini dikirim untuk pelanggan potensial. Dalam surat penawaran harga, harus tertera nama perusahaan masa berlaku, deskripsi produk, informasi klien, dan berbagai informasi relevan lainnya.
2. Surat Penawaran Penjualan
Surat penawaran penjualan berisi ringkasan pembelian yang dikirim setiap terjadi pemesanan produk atau layanan. Dokumen ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai biaya yang harus dibayarkan dalam pembelian.
3. Pesanan Pembelian
Surat pesanan pembelian adalah dokumen penawaran yang dibuat oleh pembeli untuk penjual. Dokumen ini menunjukan jenis, jumlah, serta harga yang disepakati bersama. Dokumen ini memungkinkan pembeli untuk melakukan pembelian saat ini namun pembayaran bisa dilakukan dalam tenggang waktu tertentu.
Jenis surat ini berisi tentang informasi biaya perjalanan, akomodasi, dan transportasi untuk kepentingan bisnis. Surat ini biasanya dikirim oleh agen perjalanan ke perusahaan yang sering menugaskan karyawannya untuk melakukan perjalanan dinas. Isi surat ini juga bisa mencakup informasi asuransi perjalanan dan berbagai biaya tambahan yang dibutuhkan selama perjalanan bisnis berlangsung.
4. Surat penawaran perjalanan bisnis
Jenis surat ini berisi tentang informasi biaya perjalanan, akomodasi, dan transportasi untuk kepentingan bisnis. Surat ini biasanya dikirim oleh agen perjalanan ke perusahaan yang sering menugaskan karyawannya untuk melakukan perjalanan dinas. Isi surat ini juga bisa mencakup informasi asuransi perjalanan dan berbagai biaya tambahan yang dibutuhkan selama perjalanan bisnis berlangsung.
5. Penawaran acara
Surat penawaran acara digunakan untuk memberikan informasi terkait biaya penyelenggaraan sebuah acara, termasuk demokrasi, makanan, biaya MC, dan sejenisnya. Surat ini biasanya dikirim oleh perencana acara ke berbagai perusahaan yang akan menggelar suatu acara.
Komponen dalam Surat Penawaran Harga
Dalam pembuatan surat penawaran harga, ada beberapa komponen yang harus kamu perhatikan, berikut komponen tersebut:
1. Tanggal Penawaran
Komponen ini menunjukan kapan surat penawaran tersebut dikirim. Karena adanya jarak dan berbagai hal yang menghambat pengiriman, biasanya tanggal penawaran akan berbeda dengan waktu sampainya surat ke tangan pembeli. Hal ini berbeda dengan pengiriman surat penawaran secara elektronik. Jika kamu mengirimnya lewat email, maka tanggal penawaran akan sama dengan tanggal sampainya surat ke tangan penerima.
2. Masa berlaku
Komponen ini menunjukan masa berlaku penawaran yang diajukan dalam surat. Untuk pembelian produk, masa berlaku bisa selama satu minggu sejak tanggal penawaran surat. Lain halnya dengan pelaksanaan proyek, maka masa berlaku harus disesuaikan dengan masa penyelesaian proyek.
3. Nomor penawaran
Nomor penawaran harus berupa nomor unik agar mempermudah identifikasi surat. Dengan adanya nomor penawaran, pengarsipan dan identifikasi surat akan lebih mudah.
4. ID pelanggan
ID pelanggan mirip dengan nomor penawaran, harus berupa kode unik. ID pelanggan diperlukan untuk menghindari kesalahan pengiriman. Dengan adanya ID pelanggan, kamu juga bisa lebih mudah melakukan klasifikasi pesanan.
5. Alamat pelanggan
Alamat pelanggan bisa berupa alamat perusahaan. Jika pengiriman ditujukan untuk kantor cabang, maka penulisan alamat juga harus diarahkan ke kantor cabang yang dimaksud. Hal ini diperlukan untuk menghindari pengiriman surat yang salah sasaran.
6. Deskripsi proyek/produk
Komponen ini harus ditulis secara detail agar calon klien bisa mengetahui dengan pasti produk apa yang kamu tawarkan. Mulai dari merek, ukuran, dan jenis produk, semuanya harus kamu tulis dengan rinci dalam surat.
7. Instruksi khusus
Instruksi khusus berisi tentang informasi tambahan seperti, kapan penawaran tersebut mulai diberlakukan dan berapa biaya yang diperlukan untuk pemrosesan pembelian produk, seperti , “Penawaran hanya berlaku untuk pembeli yang segera melakukan pembayaran. Harga belum termasuk biaya pemrosesan sebesar 3%”.
8. Syarat dan ketentuan
Komponen ini penting untuk menginformasikan hal apa saja yang harus dilakukan calon klien dalam pembelian.
9. Narahubung
Informasi mengenai narahubung diperlukan agar klien bisa bertanya lebih jauh mengenai informasi penawaran jika merasa informasi dalam surat belum cukup. Pelajari bagaimana perusahaan-perusahaan di Indonesia mengelola penjualan menggunakan aplikasi ERP, di sini.
10 Contoh Surat Penawaran
